E-post och smarta telefoner kan vara stressiga. Akademiker kallar denna konstanta arbetsförbindelse ”Teknikstress”. Följaktligen erbjuder många europeiska länder nu anställda "Rätt att koppla bort".
Hur e-post används är komplext, det kan inte bara betecknas som "bra" eller "dåligt" och forskning visar det personlighet, vilken typ av arbete människor gör och deras mål kan påverka hur de reagerar på e-post.
God praxis med e-postanvändning handlar inte bara om att begränsa mängden e-postmeddelanden som skickas, men förbättra kvaliteten på kommunikationen.
Här är tio tips för att minska stressen på e-post på jobbet:
1. Hämta ämnesraden rätt
Använd tydliga och handlingsbara ämnesrader.
Ämnesrubriken ska kommunicera exakt vad e-posten handlar om i sex till tio ord för att tillåta mottagaren att prioritera e-postmeddelandet utan att ens öppna den. På mobila enheter ser många bara de första 30-tecknen i en ämnesrad. Så håll det kort. Men gör det tillräckligt beskrivande för att ge en uppfattning om vad e-posten handlar om från ämnesområdet.
2. Fråga dig själv: Är e-post rätt medium?
Är du på samma kontor? Kan du gå och prata med personen? Kan du ringa? Ofta kan dessa andra former av kommunikation undvika ineffektiva fram och tillbaka av e-post.
Instant messaging och videosamtal plattformar som Slak och Skype kan vara mer lämplig för snabb intern fram och tillbaka meddelanden. Också, kom ihåg att de flesta av råden nedan gäller alla typer av elektronisk kommunikation.
3. Skicka inte mail utanför kontortiden
Forskning visar att out-of-hours e-postmeddelanden gör det svårare för människor att återhämta sig från arbetsspänningar.
Försök att påverka din företags kultur genom att undvika att skicka eller svara på e-postmeddelanden utanför din normala arbetstid.
Förvaltningen bör leda till exempel och undvika att kontakta personalen utanför sin normala arbetstid. Några arbetsplatser till och med stänga av e-poståtkomst till anställda ur timmar. Överväg att implementera detta medan du bara håller ett backup-telefonsystem för nödkontakt.
ny forskning har också visat att bara förväntan om 24-timkontakt kan negativt påverka medarbetarnas hälsa.
4. Använd alternativet för fördröjning
Några människor gillar att integrera sitt arbete och familjeliv och fortsätter ofta att arbeta hemifrån under sin ledig tid. Om du är ett av dessa personer, eller om du arbetar över tidszoner, överväg att använda alternativet för försenad leverans så att dina e-postmeddelanden inte skickas fram till nästa arbetsdag och inte störa andra människors borta arbetstid.
5. Håll det positivt
Tänk på kvaliteten på e-postkommunikation. Inte bara kvantiteten. Ändringar i användningen av e-post bör också fokusera på kvaliteten på det som skickas och ta hänsyn till mottagarens emotionella reaktion.
Forskning tyder konflikterna är mycket lättare att eskalera och meddelanden som misstolkas när de kommuniceras via e-post. Därför, om det är dåliga nyheter, tänk tillbaka till regel #2: är e-post det rätta mediet?
6. Prova "ingen e-post fredag"
För att flytta företagskulturen och få folk att tänka på andra kommunikationsmetoder än e-post, prova a "Ingen email Friday" den första fredagen i varje månad, eller kanske till och med varje vecka. Detta är ett initiativ som föreslagits av experter från Nationellt forum för hälsa och välbefinnande på jobbet, och används av företag världen över. Anställda uppmanas att ordna ansikte mot ansikte möten eller hämta telefonen - eller bara komma över de många e-postmeddelanden som de redan har i sin inkorg på den dagen.
7. Gör dina preferenser kända
Forskning har visat det inte bara för mycket men också för lite e-post kan orsaka stress på grund av en felaktig matchning mellan olika personers kommunikationspreferenser. Vissa människor kanske gillar att mailas och klara mycket bättre med hög e-posttrafik än andra kommunikationsmedel. För dessa personer kan minskningen av mängden e-postmeddelanden de får orsaka mer stress än det lindrar.
Så överväga människors individuella skillnader och gör ditt känt. Lägg till dina föredragna kontaktinställningar i din e-post signatur om det är e-post, text eller snabbmeddelanden eller ett telefonsamtal.
8. Tänk på en semester "studsa tillbaka"
Att ha en eftersläpning av e-postmeddelanden som bygger upp under veckan verkar vara en av de vanligast nämnda teknostresskällor för arbetare. Tänk på att skapa ett system där e-postmeddelanden skickas tillbaka till avsändaren när någon är på semester, med ett alternativt kontakt-e-mail för brådskande förfrågningar. Det här låter dig komma tillbaka till en hanterbar inkorg.
9. Har en separat arbetstelefon
Gör detta till den enda mobila enheten som du kan få åtkomst till arbetsmail på, vilket ger dig friheten att stänga av den efter arbetstid. Överväg också att stänga av e-post "tryck" (här skickar din e-postserver varje ny e-post till din telefon när den kommer till servern) och istället välja ett vanligt schema (t.ex. en gång i timmen) för att e-postmeddelanden ska levereras till din telefon (detta ökar också batteritiden).
10. Undvik skärmtid på sen natt
Forskning tyder den sena natten smarta telefonanvändningen minskar vår förmåga att sova och leder också till ständiga tankar och stress om arbete. Detta minskar din sömnkvalitet. Gör sängen en telefonfri zon för att förbättra din sömnhygien.
Om författaren
Ricardo Twumasi, docent i organisationspsykologi, University of Manchester; Cary Cooper, 50th Anniversary professor i organisationspsykologi och hälsa, University of Manchester, och Lina Siegl, doktorandforskare, University of Manchester
Denna artikel publiceras från Avlyssningen under en Creative Commons licens. Läs ursprungliga artikeln.
Relaterade böcker:
at InnerSelf Market och Amazon
