shutterstock.com 

De flesta av oss är beroende av e-post. Några beräkningar säger vi spenderar nästan fem och en halv timme varje vardag checkar den.

Trots explosionen av sociala medier de senaste åren är e-post inte avtagande. Undersökningar uppskattar att antalet e-postmeddelanden som skickas ut varje dag kommer att ha vuxit till 246-miljard i 2019 (upp från 205-miljard i 2015). Och det finns bevis den e-posten är lika mycket bevarad av de unga som de som var där när den först uppfanns.

Du kanske tror att vi alla arbetar längre och hårdare. Det finns viss sanning i det. Men ökningen av användningen av e-post kan också förklaras av våra försök att hantera inkommande inbox, tillsammans med det mer generella uppkomst av digital missbruk. E-post är inte längre bevarat våra skrivbords- och bärbara datorer, och de flesta av oss har nu tillgång till det på våra smartphones och surfplattor, ofta i våra egna sängar.

Vi brukar svara på e-postmeddelanden snabbt, vilket tyder på att vi ständigt kontrollerar dem och försöker tömma hinken, även när den fylls upp igen. För att äntligen få förståelse över våra inkorgar måste vi ta itu med de grundläggande orsakerna och inte bara de symptom som ofta blossar upp.

Här är tio sätt att äntligen få kontroll över din kaotiska inkorg.

1. Sluta använda e-post som en surrogatchattjänst

E-post är inte riktigt utformad för snabbfirekonversation. Det är tidskrävande att vada genom gängade, långsträckta konversationer som rör inkorgen. Använd alternativa, bättre lämpade metoder. Och helst lösa saker ansikte mot ansikte eller telefon i första hand.

2. Akta dig för upprepade meddelanden

Detta är känt som problemet med "Meddelande replikering". Ett textmeddelande kommer: "Jag kontrollerar bara att du har min email". Telefonen ringer: "Jag har just skickat ett mail till dig".

Många människor litar fortfarande inte på beslut som överenskommits i stort sett. Många beslut genom meddelande och e-post är inte helt trodde och vi hamnar i en hierarki med meddelandereplikation. Texter för att bekräfta sociala medier, e-postmeddelanden för att bekräfta texter, telefonsamtal för att bekräfta e-postmeddelanden och ansikte mot ansikte för att bekräfta telefonsamtal.

Denna överlappning är mycket tidskrävande och potentiellt förvirrande. E-post är inte ett bra ställe för formellt beslutsfattande. Mötesrummet där vi möts som riktiga människor är fortfarande den mest inflytelserika platsen för många människor.

3. Weed din e-post trädgård

En rörig inkorg är som en trädgård som gräsats med ogräs. Det lönar sig i det långa loppet att spendera lite regelbunden tid att ta bort kladdrande meddelanden.

Ett enkelt och effektivt tips är att använda sökfunktionen och söka efter termen "unsubscribe". Detta kommer att slänga ett överraskande stort antal nyhetsbrev som du inte har något minne om att prenumerera på.

Även post-GDPR, kan du hitta bokstavligen hundratals oönskade e-postmeddelanden. Gå igenom var och en och avbryt prenumerationen. Det kommer att vara ett fall av kortvarig smärta för långsiktig vinst.

4. Använd spam-mappen klokt

Automatisk identifiering av spam e-post har förbättrats de senaste åren. Men de kryper fortfarande in i våra inkorgar. Detta är ett annat enkelt sätt att skicka email. Det är värt dags att utbilda din skräppostmapp för att bli ännu bättre genom att placera de misstänkta mailen in i den. Se även i din spam-mapp för att ta bort eventuella legitima e-postmeddelanden som har placerats där onödigt.

5. Be vänner och kollegor att sluta maila dig

Var inte blyg. Kanske vara taktfull. En annan orsak till överbelastning av e-post är oönskade e-postmeddelanden från dem som ligger närmast dig. Var beredd att vänligen be andra att sluta skicka dig e-postmeddelanden som skulle delas bättre i ett möte, i telefon eller som ett textmeddelande.

6. Håll dina förfrågningar enkla

Skicka inte överkomplicerade e-postmeddelanden. Om du frågar efter fem saker svarar många människor bara ordentligt till den sista saken på din lista. Detta genererar helt enkelt ytterligare e-postmeddelanden som söker de andra fyra objekten.

7. Se till att dina svar är omfattande

Svara på allt i ett e-postmeddelande du får. Om du inte gör det skapar du bara fler e-postmeddelanden som söker ut vad du inte har svarat på.

8. Kontrollera bara din e-post vid inställda tider

Det finns allt fler bevis att vi är mer produktiva (och mindre stressade) om vi kontrollerar och svarar på e-postmeddelanden bara några gånger om dagen. Det är en myt som vi måste hålla kontakten minut för minut. Och om du måste göra det, är e-post inte den bästa metoden. Använd en form av snabbmeddelanden.

9. Kopiera ditt ämnesrubrik i e-postkroppen

Du kanske tror att att skriva något två gånger är ett slöseri med ansträngning. Inte så med e-post. Skriv exakt vad din email söker som en kort sammanfattning (15-ordets maximala) i din e-postadress och avsluta sedan din e-post med samma mening. Att uttrycka det tydligt och dubbelt ökar sannolikheten för att få ett fullständigt och korrekt svar, samt att förfrågningarna blir korrekt besvarade.

10. Ge upp e-post helt och hållet

Antalet exempel på personer och organisationer som har slutade använda e-post helt och hållet och används andra kommunikationsmetoder, fortsätter att stiga (men hur det kommer att spela ut på lång sikt återstår att se). Men att ge dig e-post kan göra dig mindre stressad och mer produktiv. Andra kommunikationsmetoder är ofta mer flytande. Det är verkligen möjligt. Prova det i en vecka.

Ge några, eller alla dessa tips ett försök. Ibland är de saker som vi oftast tar för givet de mycket saker som orsakar oss största problem.

Om författaren

Paul Levy, Seniorforskare i Innovation Management, University of Brighton

Den här artikeln publicerades ursprungligen den Avlyssningen. Läs ursprungliga artikeln.

relaterade böcker

at InnerSelf Market och Amazon