Hur att ställa in ett schema kan göra dig mindre produktiv

Hur att ställa in ett schema kan göra dig mindre produktiv

Avmarkerar de ögonblick som utgör en tråkig dag ... NAN728 / Shutterstock.com

Det kan tyckas att det aldrig finns tillräckligt med tid - inte tillräckligt för sömn och inte tillräckligt för lek, inte tillräckligt för matlagning och inte tillräckligt för motion.

Det finns en relativt ny term som beskriver denna känsla: tid hungersnöd, eller känslan av att ha för mycket att göra utan tillräckligt med tid för att göra det.

För att strukturera vilken liten tid vi känner att vi har, är en strategi vi distribuerar planering. Faktum är att tillit till organisatoriska verktyg som dagliga planerare har stigit. I två nyligen genomförda undersökningar, 51 procent av de svarande sa att de regelbundet använde sin kalenderapp, medan 63 procent av kontorsarbetare anser att kalendrar är "mycket viktiga".

Tanken är att schemaläggning gör dig effektivare: När du fördelar din tid, organiserar den din dag i en rad möten, möten och samtal, samtidigt som du spärrar fritiden för andra aktiviteter eller uppgifter.

Men i en serie av åtta studier, Gabriela Tonietto, Steve Nowlis och I funnit att schemaläggning ibland kan komma tillbaka - och faktiskt göra oss mindre produktiva.

Ett möte närmar sig - och tiden 'krymper'

Mycket av planeringens nackdel har att göra med förväntan på möte eller möte. När vi vet att ett planerat möte eller telefonsamtal är hotande kan det få oss att känna att vi har mindre tid att göra vad vi behöver göra.


Få det senaste från InnerSelf


In en studie, frågade vi deltagare av en akademisk konferens om de skulle gå till presidentadressen som ägde rum ungefär en timme senare. Vissa sa att de skulle, och andra sa att de inte skulle. De som planerade att delta i adressen uppgav att timmen som ledde fram till det kändes kortare.

In en annan studie, vi hade hälften av deltagarna föreställa oss att en vän skulle komma över en timme, medan den andra hälften fick höra att de hade inga planer. Vi bad alla deltagare hur många minuter de "subjektivt" kände att de kunde spendera läsning under samma timme.

De som fick veta att en vän skulle komma över rapporterade att timmen som ledde fram till besöket endast hade 40 användbara minuter för läsning. De som fick höra att de hade inga planer kändes som om de hade 49 minuter att läsa.

Så förekomsten av en kommande aktivitet verkar ha krympt hur mycket tid människor tyckte att de var tvungna att göra någonting.

Varför kan detta hända?

Vi tror att när det finns en överenskommelse som hotar, riktar vi vår uppmärksamhet åt det, om det är mentalt förberedande för det eller helt enkelt att frukta det. Detta gör att framtida möten känns mer omfattande; som ett resultat känns det tidsintervall som leder upp till den schemalagda aktiviteten begränsad och otillräcklig.

Gratis att göra ... mindre?

Men i slutändan har du fortfarande samma tid som leder fram till en planerad händelse.

Så känner du att du har mindre tid borde inte verkligen betyda, eller hur? Men det gör det. Känslan i sig kan påverka vad folk väljer att göra.

Vi vet att när något är knappt, anser folk det mer värdefullt och är mindre villig att dela med den.

Detsamma gäller för tiden. Om tiden känns begränsad är människor mindre benägna att använda den - även när det är i deras bästa intresse.

Så in en annan studie, vi gav deltagarna en tom kalender för nästa dag och bad dem att fylla upp det så exakt som möjligt med vad de hade planerat (inklusive förberedelser eller övergångstider). Detta gjorde det möjligt för oss att korrekt beräkna hur mycket ledig tid de hade mellan varje planerad händelse.

Vi gav då deltagarna möjlighet att delta i en andra studie. Alla valde att delta i en 30-minuters online studie som skulle tjäna dem US $ 2.50, eller anmäla sig till en 45-minuters online studie för att ta emot $ 5.00. Var och en skulle äga rum under ett timme långt fönster.

Vid vår slut valde vi strategiskt timlängdsfönstret för deltagarna. Vi berättade hälften av dem att studien skulle äga rum inom en timme efter en händelse som de hade planerat. Den andra hälften skulle ta studien under en tidsperiod som avslutades med en halv timmes kudde före sin planerade händelse.

Vi fann att deltagare i den första gruppen var mycket mindre benägna att välja den längre men mer lukrativa studien - trots att de hade mer än tillräckligt med tid för att slutföra studien.

I ännu en annan studie, undrade vi om det enda påminnelsen om en kommande händelse kunde ha en liknande effekt.

Innan vi började en orelaterad studie, berättade vi hälften av deltagarna att de skulle ha cirka fem minuter att göra vad de ville. Vi berättade för den andra hälften de hade omkring fem minuter innan vi skulle "komma igång."

För dem i den senare gruppen var det enkla omnämnandet att "starta något" var tillräckligt för att ändra sitt beteende. Vi upptäckte att de engagerade sig i betydligt färre aktiviteter, oavsett om det var att svara på e-post eller kolla sociala medier under den korta fem minutersperioden.

Du är mindre famished än du tror

Vissa kanske tror att tiden hungersnöd uppstår eftersom de har för mycket att göra och inte tillräckligt med tid att göra det.

Även om detta säkert kan vara fallet ibland, tyder våra resultat på att felet också ligger i vår egen uppfattning om vad vi tycker kan göras med den tid vi har. Det är med andra ord viktigt att inse att vi kan bidra till vår hungersnöd.

Om du älskar planering och planering av dina dagar kan det vara ett knep att schemalägga händelser eller uppdrag bakåt, vilket lämnar dig med större bitar av oschemalad tid. Flera oavbrutna timmar av ledig tid kommer att känna sig längre, speciellt om det inte finns något planerat att lösa.

Det kan vara effektivt att påminna dig om att tiden inte är så kort som den känns. Även om du inte tror att du får tillräckligt med tid för att slutföra något, kan du fortfarande starta en uppgift och avsluta den senare.

AvlyssningenSom Aristoteles sade en gång, "Väl börjat är hälften gjort."

Om författaren

Selin Malkoc, docent i marknadsföring, The Ohio State University

Den här artikeln publicerades ursprungligen den Avlyssningen. Läs ursprungliga artikeln.

relaterade böcker

{amazonWS: searchindex = Böcker; nyckelord = personlig effektivitet; maxresultat = 3}

enafarzh-CNzh-TWnltlfifrdehiiditjakomsnofaptruessvtrvi

följ InnerSelf på

facebook-icontwitter-iconrss-icon

Få det senaste via e-post

{Emailcloak = off}