För att bättre fokusera på en ny uppgift, prova den här planen

För att bättre fokusera på en ny uppgift, prova den här planen

När du måste byta uppgifter på jobbet, göra en plan för att återvända till och avsluta den uppgift du lämnar kan du hjälpa dig att fokusera bättre på det nya avbrutna arbetet, enligt ny forskning.

Om du tar en minut när du avbryts för att skapa en "redo-resume" -plan kan du hjälpa dig att koppla av och fortsätta, för att undvika vad Sophie Leroy, en biträdande professor vid University of Washington's Bothell School of Business, kallar "attention residues" , fortsätter att oroa dig och tänka på det senaste arbetet när du behöver svänga helt till den nya uppgiften. Särskilt om det finns tidsfrister.

Leroy liknar den mänskliga hjärnan till en tidig dator som skulle sakta ner eller fungera dåligt om alltför många Windows kördes. Så är det när vi är frågade, när tiden är kort, att lämna en ofullständig uppgift att arbeta på någonting nytt - våra hjärnor har svårt att byta från ofullständigt, avbrutet arbete.

"Det är som om Windows är öppen i våra hjärnor, och det gör det svårt att fokusera på det mellanliggande arbetet. Eftersom jag fortfarande tänker på uppgift A när jag försöker göra uppgift B har jag inte den kognitiva förmågan att bearbeta dessa två uppgifter samtidigt och göra ett perfekt jobb på båda arbetsuppgifterna, säger hon. "Det är inte kognitivt möjligt."

Och så säger hon, för att hjälpa kvaliteten på vår uppmärksamhet som vi måste tänka när det gäller hur vi kan hjälpa hjärnans övergång mer effektivt.

Det utcheckade känslan

Ready-to-resume-planen behöver inte vara lång eller utarbetad, säger Leroy. Även en minuts arbete kommer att göra, för att notera var du slutade, och, som Leroy och medförfattare Theresa Glomb från University of Minnesota: s Carlson School of Management skriver "var att återuppta vilka utmaningar som finns kvar och / eller vilka åtgärder (du ) måste skjuta upp men återuppta senare. "

Leroy säger att hon började fundera över avbrott och uppmärksamhetsrester när hon var konsult före sina år i akademin. Hennes arbetsgrupp skulle bara avsluta ett konferenssamtal för att inse att de varje gång hade "checkat ut" från mötet - de skulle kämpa för att hålla fokus eftersom deras uppmärksamhet fortsatte att gå tillbaka till sina andra pågående projekt.

Detta föranledde henne, säger hon, att tänka på hur mycket vi försöker multitaska, vi kan verkligen bara ha fokuserat på en uppgift i taget för att göra vårt bästa arbete.


Få det senaste från InnerSelf


För att testa nyttan av sin färdiga plan, genomförde Leroy och Glomb fyra studier där ämnen inrättades för att arbeta på en uppgift med tidsbegränsning och sedan avbruten för ett annat projekt.

Den första var en fältstudie som kartlägger 202-arbetstagare från organisationer i Mellanvästern och bad dem att rapportera om deras erfarenhet när de avbröts.

Forskarna genomförde den andra studien i laboratoriet där deltagare avbröts på samma sätt från ett uppdrag A för att arbeta på en uppgift B. Denna studie involverade ordet för att bestämma huruvida ämnena, medan de arbetar på avbrytande uppgift B-och minus någon plan att återuppta - tänkte fortfarande på det arbete de lämnade bakom i uppgift A. De var, resultaten visade - och deras resultat på uppgift B ledde till följd.

Forskarna genomförde också den tredje och fjärde studien av 66 respektive 44-studentämnena i laboratoriet och utformade för att testa fördelarna med färdplanen, som ämnena hade skrivit som de avstängdes från den första uppgiften. Här behandlade ämnen prospektivt professionella resuméer som i en anställningssituation.

Samla dina tankar

"Det jag visar är att människor som har gjort färdplanen gör bättre beslut, och återkallar mer information från de resuméer som de bara läste", säger Leroy. "Det är en förbättring av prestanda, både vad gäller informationens kvalitet och möjligheten att fatta beslut med komplex information."

Det vill säga att skapa en snabb redo-till-återuppta-intervention, fann de, avsevärt minskade uppmärksamhetsrester som ämnen som arbetade på den nya avbryta uppgiften och förbättrade deras prestanda på den uppgiften.

Studierna undersökte inte huruvida planen förbättrade prestanda på den avbrutna uppgiften A när deltagarna återvände till den. Men Leroy säger att det här är ingen anledning att tro att en sådan plan inte hjälper till att utföra den uppgiften också.

"Det är ett steg för framtida forskning," tillägger hon.

Arbetar på det sättet säger hon, andra kommer att förstå att du behöver en minut för att samla dina tankar innan du uppmärksammar en avbrytande uppgift.

"Vi måste proaktivt hantera hur vi övergår mellan uppgifter för att hjälpa vår uppmärksamhet vara mer fokuserad och mindre distraherad eller delad bland allt vi har på vår skylt", tillägger hon. "Den färdiga planen är ett enkelt sätt att hjälpa till vid hantering av vanliga avbrott.

"Därför hjälper vi faktiskt också den person som avbryter - för att vi kommer att vara mer närvarande i den interaktionen och våra insatser kommer att vara av högre kvalitet."

Forskarna rapporterar sina resultat i tidningen Organisationsvetenskap.

källa: University of Washington

relaterade böcker

{AmazonWS: searchindex = Böcker, nyckelord = effektivitet; maxresults = 3}

enafarzh-CNzh-TWnltlfifrdehiiditjakomsnofaptruessvtrvi

följ InnerSelf på

facebook-icontwitter-iconrss-icon

Få det senaste via e-post

{Emailcloak = off}