Två meter från varandra. Shutterstock.com

Företag runt om i världen diskuterar hur och när de ska återvända till kontoret. Hälsa och säkerhet har fått en helt ny betydelse i koronavirusens tid. För att få tillbaka människor på ett säkert sätt är alternativen för kontorsredesign förvirrande. Hur ska skrivbord ordnas för att möjliggöra social distansering tillsammans med fördelarna med att vara i samma rum? Och behöver människor återvända fem dagar i veckan?

Många företag vill ha några anställda som arbetar hemifrån, en del av tiden. Men om inte noggrant tänkande går in i detta riskerar företag att fastna i mitten och uppnår varken fördelarna med det traditionella kontoret eller den säkerhet som hemmet ger.

Tänk till exempel på 6 fotkontor. Detta koncept, som utvecklats av ett multinationellt kommersiellt fastighetsbolag, Cushman och Wakefield, syftar till att säkerställa att anställda förblir sex meter från varandra hela tiden. Det uppnås genom att placera skrivbord, skapa envägs cirkulation och inkludera visuella tecken i mattan runt varje skrivbord för att knuffa människor för att hålla avstånd.

Denna idé riskerar att kasta ut barnet med badvattnet. Som arkitektforskare Kerstin Sailer har noterat, dess kombination av distanserade möbler, knuffar och varningar kan också stigmatisera social interaktion och driva all kommunikation online, även på kontoret. Om så är fallet, varför inte bara arbeta hemifrån?

Företagen måste ta med en viktig lektion från COVID-19-låsning: Zoom fungerar förvånansvärt bra. Men det finns också många fördelar med informell interaktion - något som ett förutbestämt videosamtal inte kan replikera. Mot bakgrund av detta föreslår vi ett hybridsystem av det bästa av två världar. Om färre människor kommer in för att upprätthålla social distansering är det bäst att alla lag är representerade. Och kontorslayouten måste underlätta förbindelser mellan människor snarare än att hålla dem ifrån varandra.

Planerad kontra oplanerad kommunikation

Det finns en viktig skillnad mellan planerad och oplanerad kommunikation på jobbet. Oplanerad kommunikation sker vanligtvis via serendipitösa möten och, viktigare, involverar konversationer över lag. Här behövs närhet.

Detta beror på att olika lag vanligtvis inte ingår i samma rapporteringslinje, och kommunikationen beror därför på oplanerade uppdrag som att höra varandras samtal eller slumpmässiga möten i korridoren. Detta kan ha verkliga affärsfördelar. Som en av oss har dokumenterat i vår senaste boken, förbättrade oplanerade sociala interaktioner över närliggande skrivbord på ett handelsgolv i Wall Street användningen av finansiella modeller.

När det gäller planerad kommunikation har teknik för fjärrkonferenser gjort närheten mindre viktigt. Anledningen är att kommunikation inom teamet vanligtvis sker på planerad och rutinmässig basis, så allt som behövs är en digital plattform.

Videosamtal fungerar bra för planerad kommunikation. Shutterstock.com

Detta meddelande kom tydligt fram från ett panelevenemang som vi anordnade vid LSE: s system för systemrisk. Charles Bristow, global chef för räntehandel vid investeringsbanken JP Morgan, och en av paneldeltagarna, förklarade att "ett team av människor som handlar tillsammans om en enda produkt får inkommande förfrågningar genom samma kanaler" och "använder samma verktyg". Av den anledningen är det otroligt enkelt att kommunicera på distans och kan till och med vara effektivare.

Så fysisk närhet behövs främst för oplanerad kommunikation. Det betyder att fjärrarbete kan fortsätta till låg kostnad för planerad kommunikation. Och det betyder potentiellt att om företag vill ta tillbaka ett begränsat antal människor till kontoret, bör de fokusera på att ha minst en medlem från varje team. Detta kommer att möjliggöra tvärlagskommunikation, som är beroende av fysisk närhet.

Håller alla engagerade

Ett annat viktigt inslag i kontorsdesign att ta hänsyn till är i vilken utsträckning det underlättar anställdas engagemang - oavsett om människor lämnar sina skrivbord för att komma i kontakt med varandra. Detta är viktigt för att bygga bättre relationer mellan kollegor och företagskultur.

För att underlätta detta måste fokus på social distansering skilja mellan avstånd och tillgänglighet. Medan avstånd minskar mängden människor kan engagera sig med varandra och samarbeta, visar forskning inom arkitektur att enkel åtkomst och förenklad rörelse delvis kan kompensera för avstånd.

Som seglare har etablerat, i ett hus där varje rum är tillgängligt för alla andra rum via en dörr, är anslutningen mycket enklare än i ett där du bara kan komma åt ett visst rum från det angränsande. Samma grad av distansering mellan människor kan med andra ord leda till väldigt olika nivåer av engagemang.

För att uppnå denna anslutning (samtidigt som det sociala avståndet bibehålls) kan företag utnyttja den förskjutna avkastningen för anställda för att ta bort några skrivbord och skapa en korridor runt periferin på deras öppna kontor, vilket ger anställda möjlighet att enkelt komma åt varandra. Möten och konversationer kan underlättas ytterligare av hörn och hörn utanför en sådan korridor, så att anställda kan ha snabba en-mot-en utan att blockera cirkulationen.

Återkomsten till kontoret efter månader av fjärrarbete ger företag en chans att göra sina inställningar mer effektiva. De kan inkludera fördelarna med fjärrarbete, samtidigt som de säkerställer att människor kan interagera och utbyta idéer på ett säkrare sätt än om de blint replikerade sina arbetsarrangemang före COVID.

Om författarna

Daniel Beunza, docent i management, Stad, University of London och Derin Kent, postdoktor i management, Aalto University

Denna artikel publiceras från Avlyssningen under en Creative Commons licens. Läs ursprungliga artikeln.

Relaterade böcker:

Viktiga konversationsverktyg för att prata när insatserna är höga, andra upplagan

av Kerry Patterson, Joseph Grenny, et al.

Den långa styckebeskrivningen går här.

Klicka för mer info eller för att beställa

Dela aldrig skillnaden: Förhandla som om ditt liv berodde på det

av Chris Voss och Tahl Raz

Den långa styckebeskrivningen går här.

Klicka för mer info eller för att beställa

Avgörande samtal: Verktyg för att prata när insatserna är höga

av Kerry Patterson, Joseph Grenny, et al.

Den långa styckebeskrivningen går här.

Klicka för mer info eller för att beställa

Prata med främlingar: Vad vi borde veta om de människor vi inte känner

av Malcolm Gladwell

Den långa styckebeskrivningen går här.

Klicka för mer info eller för att beställa

Svåra samtal: Hur man diskuterar det som är viktigast

av Douglas Stone, Bruce Patton, et al.

Den långa styckebeskrivningen går här.

Klicka för mer info eller för att beställa