Jag multitask, men jag kan fortfarande inte avsluta allt!

Jag multitask, men jag kan fortfarande inte avsluta allt!

Några år tillbaka, strax efter att datorns hårddisk kraschade, var jag lite bakom att skriva ut mina kontroller genom mitt redovisningssystem för betalningscykeln. För att spara tid bestämde jag mig för att svara på e-postmeddelanden medan jag väntade på varje kontroll för att gå igenom skrivaren.

Jag sparade tid eftersom min nästa e-post laddades (jag har en långsam internetuppkoppling) skulle jag skifta uppmärksamheten till nästa steg i betalningsförloppet. När e-postmeddelandet slutfördes, skulle jag lämna räkningen och betala tillbaka min uppmärksamhet till e-postmeddelandet. Fram och tillbaka. Fram och tillbaka. I dessa ögonblick trodde jag att jag sparar mycket tid. Trots allt gjorde jag något produktivt under sidan laddning. Ser jag tillbaka på det, sparade jag antagligen totalt cirka fem minuter.

Snabbspolning till e-postmeddelandet fick jag en vecka senare från BK & A när jag kollade min telefon mellan klientens möten:

Hej helene

Jag gav din check till vårt finansteam när jag kom tillbaka från mötet, och de påpekade att checken inte var undertecknad.

Vill du att jag ska maila det till dig för en signatur? Vill du att jag ska komma till ditt kontor? Låt mig veta vad som fungerar för dig och vi kommer att få allt att fungera.

Tack!
Ryan


Få det senaste från InnerSelf


I det ögonblicket är bara 10 minuter från deras kontor (och inte vill att de ska vänta på pengar längre) körde jag där borta. Tio minuter för att komma dit. Några minuter att chatta med Ryan. Tio minuter tillbaka.

Total tid: ungefär 25 minuter.
Tid som tidigare sparats: 5 minuter.
Totalt borttaget tid: 20 minuter.

Så mycket för att spara tid genom multitasking.

Räddar Multi-Tasking dagen?

Jag skulle gärna kunna berätta att multitasking kommer att rädda dagen, men det kommer faktiskt att göra motsatsen. Det finns några exempel när det kan hjälpa (jag ger några exempel inom kort), men majoriteten av tiden gör multitasking ont för oss. Läs bara forskningen på den.

Ett team forskare från University of Glasgow, University of Leeds och University of Hertfordshire fann att vår effektivitet sjunker med 69 procent för kvinnor och 77 procent för män när vi multitask eller task-switch! Det är mer bevis på att den multitasking vi fick höra att sträva efter i 1990s är definitivt inte ett av de tidshanteringsverktyg vi ska engagera.

Multitasking delar upp hjärnan i två. Om det bara finns en uppgift används hela hjärnan. Om det finns två uppgifter delar sig hjärnan i två delar och varje halvdel arbetar på en uppgift. Om det finns mer än två samtidiga uppgifter kan hjärnan inte fungera. Vi ger oss själva ADD-liknande symtom när vi multitaskar!

En studie vid University of California, Irvine, fann att när uppgifterna blir fragmenterade och uppgiftsbyten sker, tar det arbetare upp till 25 minuter att återgå till den ursprungliga uppgiften, om de återkommer alls. Deltagarna i studien rapporterade att detta sätt att arbeta stinker.

Ännu skrämmare är det faktum att många av folket i de studier jag refererar till var självberättigade "expert multitaskers". De kände att de lyckades utföra flera uppgifter, kunde göra ett bra jobb och ofta åtnjutit adrenalinhastigheten från att försöka göra så mycket på en gång. De insåg inte hur dåligt de faktiskt utförde tills de visade sina engagemangsresultat jämfört med deras multitaskingsresultat.

Bottom line: Vi tycker att vi är bra på jonglering, men det är vi inte.

När arbetar multitaskning faktiskt?

Jag tror att människor kan multitasking med lågfunktion hjärnfärdigheter. "Lågfunktion" betyder att tänkande inte krävs eftersom det finns någon form av rotehandling (automatiska, otänkta rörelser) som tillämpas.

Exempel:

Målar dina tånaglar medan du lyssnar på play-by-play av Dallas Cowboys

Strimla papper under reklamfilmer medan du tittar på tv

Skvaller på telefonen medan du rör en pott chili på spisen

Det är också lätt att låta en uppgift springa i bakgrunden medan du koncentrerar dig på en uppgift i framkant. Det här är tekniskt inte multitasking eftersom din hjärna inte arbetar på två saker samtidigt. Jag kallar detta spökuppdrag.

Exempel:

Rengöring av huset medan tvätten ligger i tvättmaskinen eller torken

Töm disken från diskmaskinen medan havremjölen värms upp i mikrovågsugnen

Arkivera papper medan din dator tar evigt (okej, fem minuter) för att starta upp

Men som forskningen visar är vi oförmögna att multitasking bra när det gäller högfunktion hjärnoperationer. Vi kan inte slutföra två uppgifter effektivt samtidigt eller medan vi växlar fram och tillbaka. Vi kan göra båda uppgiften på medioker nivå, men inte i överlägset bra, eftersom vi inte använder hela vår hjärna och fokuserar på bara en uppgift i taget. Och det här kostar oss tid och orsakar oss stress på lång sikt.

Kan du framgångsrikt multitaska aktiviteter med hög hjärnfunktion?

Du borde inte göra två saker på en gång som kräver tanke eller koncentration, eller byta fram och tillbaka mitt i arbetet med två uppgifter som kräver att din hjärna ska tänka på sig - oavsett hur viktigt det är att du tror att tankarna kan vara.

Exempel:

Körning och textning / emailing

Delta i ett viktigt företagssamtal när du kontrollerar e-post

Kontrollera e-post mellan att fylla i olika delar av fakturan som betalar eller skapa förslag eller rapporter

Även om du har kört i 50 år är körning inte en rote-funktion. Det krävs att split-andra beslut fattas, särskilt om det finns en idiot körning bredvid dig. Texting - ja, till och med LOL IMHO - kräver att din hjärna läser vad någon kommunicerar med dig, tänker på ett svar och lutar på fingrarna vad man skriver tillbaka. Du kan inte göra det bra samtidigt. Fråga bara någon som har varit inblandad i en bilolycka med en förare som använde sin smartphone.

Kontrollera e-post - oavsett hur trivial meddelandet kan vara - är en uppgift med hög hjärnfunktion eftersom du måste läsa, bearbeta informationen och svara. Ett viktigt företagssamtal kräver tanke och svar. Regelbetalnings processen är en funktion med hög hjärnfunktion, eftersom du måste betala rätt enhet rätt mängd, logga ut och se till att betalningen levereras till rätt plats.

I min tidigare berättelse försökte jag uppgiften att byta mellan dessa aktiviteter med hög hjärnfunktion, varför jag slutar göra ett misstag ... vilket kostade mig senare.

Hur man får 45-protokoll för varje timme du inte multitaskar!

Tänk på det här: Om du skulle multitask och / eller arbetsbrytare i en timme, enligt din forskning, skulle din prestanda minska med 69 till 77 procent, vilket innebär att du skulle slösa bort 45 minuter av din tid. Det är där tiden försvinner! Vi låter oss göra det här!

Om du vill sänka din arbetsprestation med mer än två tredjedelar och förlora tiden på gång, är det bästa sättet att göra det möjligt att fortsätta att låta dig göra multitask och arbetsbrytare. Men du vill inte ha det? Du är här för att spara tid och sänka dina stressnivåer. Din spökuppgift kan fortsätta, men multitasking och uppgiftsbyte måste sluta. Nu. Och du har total kontroll över detta eftersom det är ditt beslut.

Här är strategierna bakom taktiken.

Bygg upp din medvetenhet.

När du befinner dig i multitask eller uppgiftsbyte, berätta själv att du ska sluta. Säg det högt om du behöver. "Sluta!" Välj en uppgift att fokusera på för de kommande 15-minuterna.

Ha en plan för din dag.

Att veta exakt vad du behöver för att uppnå den dagen hjälper dig att hålla fokus och förhindra multitasking.

Bestäm din uppmärksamhet.

Oavsett om du har ADD, ADHD eller ekorre! (den humoristiska taggen - eventuellt härrörande från 2009-filmen Up - används av många för att beteckna lidande hos dem som lätt distraheras), vi har alla kortare uppmärksamhet spänner idag - speciellt om vi arbetar på något som inte är kul.

Börja timing hur länge du kan arbeta med en enda uppgift. Att ha ett uppskattat antal hjälper dig att skapa ditt arbetsflöde. (Min uppmärksamhetstid är bara nio minuter på tråkiga uppgifter.)

Upptäck din bästa hjärntid.

Våra hjärnor tenderar att fungera på höga nivåer under vissa delar av dagen och lägre nivåer vid andra tillfällen. Det är under dessa låga tider att våra hjärnor tenderar att gå in i multitaskläge eftersom de är för trötta för att hålla fokus. Undvik att arbeta med dina mest kritiska uppgifter under dina hjärnans tider på dagen.

Hitta ett produktivt arbetsområde.

Ibland jobbar vi av misstag genom att vi blir distraherade. (Ekorre!) När du har ett viktigt projekt att arbeta på, hitta ett utrymme utan visuellt (slående konstverk, högar av röranvändning, datorskärm) eller hörsel distraktioner (talande, musik, meddelandeindikator på din telefon eller dator).

Rens ditt skrivbord av allt material utom vad du behöver.

Du kan ha flera projekt på grund av, men du kan fungera effektivt på bara en åt gången. Ta bort materialet för alla andra projekt och håll bara synliga på ditt skrivbord bara de material som gäller för det enskilda projektet som du kommer att fokusera under denna arbetsperiod.

Använd en timer för att hålla dig laserfokuserad.

Du kan välja ett slumpmässigt nummer som 8 eller 15 minuter. Bättre än, om du vet din uppmärksamhet span, sätt timern till det numret. Timern är en visuell påminnelse om att du ska jobba med någonting. Det är också din felsäker. Om du har vandrat bort tar timern dig in igen när den går av.

Skicka in ditt mål i ditt arbetsområde.

Förutom eller istället för en timer, överväga att lägga upp ditt uppgiftsmål så att varje gång du tittar upp för att hjärnan ska kunna vandra, påminner ditt upplagda mål dig om vad du ska jobba på.

Ta pauser.

Alla hjärndäck i en annan takt. När du känner att din hjärnkraft börjar gå nerför (mindre energi, svårare att koncentrera) blir din hjärna mer mottaglig för att göra inte så bra beslut om din tid. Så ge din hjärna en paus en gång i timmen eller två. Gå en kort promenad, gör lite djup andning, gå och ha det roligt. Men sätt din timer för när det är dags att återvända!

Fira fokuserad tid.

Reflektera över hur kraftfull din hjärna var när du koncentrerade dig. Fira genom att le, kasta händerna i luften som du bara bryr dig inte, eller ens gör en liten glad dans. Detta kommer att skapa endorfiner. Kroppen längtar efter endorfiner. När hjärnan associerar ditt fokus med firande och endorfiner, kommer det att kräva mer fokus. Bli beroende av fokus!

NÄSTA STEG

En uppgift i taget, även om det fokuserar endast på 15-minuter. Femton minuters laserfokus är mycket bättre än en timmes multitasking och task switching, under vilken vi skulle förlora omkring 45 minuter.

Hallå! Du kan laserfokusera i 15 minuter, sedan slå av eller träna eller ta en tupplur för den andra 45 istället! Det är lika mycket tid, men du kan få så mycket mer gjort när du fattar beslutet om en enskild uppgift.

© 2016 av Helene Segura. Används med tillstånd av
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Artikel Källa

Inefficiency Assassin: Time Management Tactics för att arbeta smartare, inte längre av Helene Segura.Inefficiency Assassin: Time Management Tactics för att arbeta smartare, inte längre
av Helene Segura.

Klicka här för mer info och / eller för att beställa den här boken.

Om författaren

Helene Segura, MAEd, CPOHelene Segura, MAEd, CPO, har talat med tusentals go-getters, lär dem att hantera stress genom att återfå kontrollen över deras kaotiska arbete och personliga liv. Hon har coachat hundratals kunder för att förbättra sin personliga produktivitet och prestanda genom att tillämpa neurovetenskap och beteendemodifieringsmetoder för att torka bort destruktiva, tidskrävande vanor. Helene har presenterats som en organisationsexpert i mer än 100-medier. Besök hennes hemsida på www.HeleneSegura.com

enafarzh-CNzh-TWnltlfifrdehiiditjakomsnofaptruessvtrvi

följ InnerSelf på

facebook-icontwitter-iconrss-icon

Få det senaste via e-post

{Emailcloak = off}